Für KI-Prozessautomatisierung eignen sich häufige Aufgaben mit überprüfbaren Ergebnissen und beherrschbaren Fehlerfolgen. Ob sich ein Geschäftsprozess automatisieren lässt, hängt deshalb auch von Datenqualität, Prüfaufwand und Integration ab. Ein Modell kann eine Aufgabe technisch bewältigen, ohne dass sich sein Einsatz wirtschaftlich lohnt.
Dieser Artikel zeigt, wie Sie geeignete Aufgaben auswählen, den Return on Investment (ROI) berechnen und die Grenzen der Automatisierung festlegen.
Was Studien zur KI-Prozessautomatisierung zeigen
Studien zeigen Produktivitätsgewinne bei bestimmten, klar abgegrenzten Aufgaben. Die Ergebnisse gelten jeweils für die untersuchte Tätigkeit, die eingesetzten Werkzeuge und die Teilnehmenden.
Die Werte lassen sich deshalb nicht als pauschale Einsparung in eine Planung übernehmen. Für den eigenen Prozess müssen Datenaufbereitung, Schnittstellen, Geschäftsregeln, Qualitätskontrolle und menschliche Ausnahmebearbeitung mitgerechnet werden. Ein Pilot sollte diese Arbeit bereits enthalten.
Die Grenzen für jede Aufgabe einzeln prüfen
In einem Experiment mit 758 Beratenden der Boston Consulting Group erledigten KI-Nutzende geeignete Aufgaben rund 25 Prozent schneller; die Qualität wurde rund 40 Prozent höher bewertet. Bei einer Aufgabe ausserhalb der Leistungsgrenze des Modells lag die Wahrscheinlichkeit einer richtigen Antwort mit KI dagegen 19 Prozentpunkte niedriger.
Die Modellqualität muss an den Aufgaben geprüft werden, die später tatsächlich automatisiert werden sollen.
Für die Projektplanung müssen deshalb auch seltene und schwierige Fälle geprüft werden. Eine durchschnittliche Trefferquote sagt wenig darüber aus, ob das System etwa eine ungewöhnliche Rechnung oder einen widersprüchlichen Vertrag korrekt bearbeitet. Solche Fälle können den grössten Schaden verursachen.
Automatisieren, unterstützen oder beim Menschen belassen
Hilfreich ist die Einteilung in drei Betriebsformen. Bei überprüfbaren, begrenzten Aufgaben kann das System selbst handeln. Wo Fachurteil nötig ist, bereitet es die Entscheidung vor. Bei besonders folgenreichen Entscheidungen verbleibt die Verantwortung bei einer qualifizierten Person.
Automatisieren
Fehler sind günstig oder umkehrbar, Ergebnisse objektiv prüfbar, Eingaben stabil, und Ausnahmen lassen sich automatisch erkennen.
- Rechnungen auslesen und abgleichen
- Tickets klassifizieren und weiterleiten
- Bedarfsprognosen
- Optische Fehlerprüfung
- Interne Wissenssuche mit Quellenangabe
Unterstützen
KI beschleunigt Analyse oder Entwurf, aber eine sachkundige Person trifft weiterhin die Entscheidung und steht dafür ein.
- Vertragsprüfung und Klauselextraktion
- Administrative Vorbereitung im Recruiting
- Priorisierung von Leads
- Analyse, Recherche und erste Entwürfe
- Vorbereitung klinischer und juristischer Bewertungen
Beim Menschen lassen
Die Entscheidung hat erhebliche Folgen für Menschen, Sicherheit oder den Zugang zu wichtigen Leistungen und erfordert qualifiziertes Fachurteil.
- Einstellung, Kündigung, Beförderung, Vergütung
- Kreditablehnung und Anspruchsprüfung
- Diagnose und Behandlung
- Sicherheitsrelevante Abschaltung
- Freigabe hoher oder ungewöhnlicher Zahlungen
Geeignete Geschäftsprozesse für Automatisierung erkennen
Ein geeigneter Ablauf lässt sich in prüfbare Schritte zerlegen: Eingaben entgegennehmen, Felder auslesen oder Inhalte klassifizieren, Ergebnisse anhand von Geschäftsregeln prüfen, eine begrenzte Aktion ausführen und Ausnahmen weitergeben. Alle Schritte werden protokolliert. Bei widersprüchlichen Zielen, Verhandlung oder schwer rückgängig zu machenden Folgen spricht mehr für eine unterstützende Anwendung.
Vor der Umsetzung bewerten wir Wirtschaftlichkeit nach Prüfaufwand, Häufigkeit, Volumen, Komplexität, Schwankung der Eingaben, regulatorische Anforderungen, nötiges Fachurteil, Erklärbarkeit, Datenlage und Fehlerkosten. Ein hoher Nutzwert gleicht ein nicht beherrschbares Sicherheitsrisiko nicht aus. Ein ausführliches Bewertungsmodell finden Sie im Beitrag zu KI-Anwendungsfällen im Unternehmen.
Welche Ergebnisse sich je Prozess messen lassen
Tabelle seitlich scrollen, um alle Spalten zu sehen.
| Prozess | Modus | Messgrösse für das Pilotprojekt | Woran es scheitert |
|---|---|---|---|
| Kundenservice | Stufe 0 und 1 automatisieren | Bearbeitungszeit, Lösungsquote, Eskalationen | Erfundene Richtlinien, fehlende Eskalation |
| Kreditorenbuchhaltung | Mit Kontrollen automatisieren | Zeit pro Rechnung, Korrekturen, Durchlaufzeit | Betrug, Doppelzahlungen, Freigaberechte |
| Recruiting | Nur unterstützen | Verwaltungsaufwand und Fehler in erfassten Angaben | Diskriminierung, keine belegte Trefferverbesserung |
| Vertragsprüfung | Unterstützen | Vollständigkeit und Richtigkeit extrahierter Klauseln | Erfundene Fundstellen, Vertraulichkeit |
| Software und Analyse | Unterstützen | Zeit bis zur geprüften Änderung, Fehler und Nacharbeit | Erfundene Belege, Fehler jenseits der Modellgrenze |
| Prognose | Automatisieren | Prognosefehler gegenüber dem bisherigen Verfahren | Regimewechsel, schlechte Stammdaten |
Den ROI nach Prüfaufwand und Fehlerkosten berechnen
Die Amortisationsdauer hängt vom Umfang der nötigen Vorarbeiten ab. Ein einzelner Ablauf auf vorhandenen, zugänglichen Daten lässt sich anders kalkulieren als ein Vorhaben mit neuer Datenplattform und organisatorischen Änderungen. Für die eigene Entscheidung zählen Investition, laufende Kosten und ein im Pilotprojekt belegter Nutzen.
Berücksichtigen Sie auch den erwarteten Fehlerschaden. Bei einer angenommenen Wahrscheinlichkeit von 0,1 Prozent und einem Schaden von 20 Millionen ergibt sich rechnerisch ein Erwartungswert von 20.000. Diese Rechnung allein zeigt aber nicht, ob das Unternehmen den seltenen Schaden tragen könnte. Prüfen Sie deshalb sowohl den durchschnittlichen Verlust als auch die Tragbarkeit schwerer Einzelfälle.
- Arbeitsaufwand: 60 Prozent automatisierte Tickets bedeuten nicht 60 Prozent weniger Arbeit, wenn die verbleibenden Fälle besonders aufwendig sind
- Zurechnung: Datenbereinigung, CRM-Änderungen, Schulung und Prozessumbau können ebenfalls zum gemessenen Nutzen beitragen
- Prüfaufwand: Kontrolle, Korrekturen und Ausnahmebearbeitung bleiben Arbeitszeit und gehören in die Kostenrechnung
Was wirksame menschliche Kontrolle voraussetzt
Eine menschliche Freigabe hilft nur, wenn die Person einen Fehler erkennen und korrigieren kann. Wer unter Zeitdruck nur einen plausibel formulierten Vorschlag sieht, kann ihn ungeprüft übernehmen. Die Gestaltung des Prüfablaufs gehört deshalb zur Implementierung.
Ein Freigabeknopf ist keine Aufsicht
Prüfende brauchen Zugang zu den Belegen, ausreichend Zeit und die Befugnis, einen Vorschlag abzulehnen. Bei anspruchsvollen Entscheidungen kann es sinnvoll sein, zuerst eine eigene Einschätzung festzuhalten. Testen Sie mit fehlerhaften Beispielen, ob die Kontrolle im vorgesehenen Ablauf funktioniert.
Einen ersten Prozess für das Pilotprojekt auswählen
Für ein erstes Pilotprojekt eignen sich häufige, überschaubare Aufgaben wie Dokumentenextraktion, Ticketklassifikation, Abgleich oder die Vorbereitung von Entwürfen. Daran lassen sich Qualitätsmessung, Ausnahmebearbeitung und Betriebsüberwachung aufbauen, die auch spätere Anwendungen benötigen.
Die zulässige Fehlerrate richtet sich nach den Folgen. Ein falscher Entwurf, der vor dem Versand geprüft wird, verlangt andere Kontrollen als eine Zahlung. Legen Sie deshalb je Fehlerart fest, wann automatisch weitergearbeitet, wann geprüft und wann gestoppt wird.
Unsere Forward Deployed Engineers prüfen diese Voraussetzungen gemeinsam mit dem Fachbereich. Daraus entsteht eine begründete Auswahl für KI-Prozessautomatisierung, klassische Software oder eine Änderung des bestehenden Ablaufs.